TalentApproved

Kolme lakitarkistusta, jotka HR:n on tehtävä ennen verkkokameran käyttöä kokeissa

Kolme lakitarkistusta, jotka HR:n on tehtävä ennen verkkokameran käyttöä kokeissa

Verkkokameran valvonta rekrytointia edeltävissä taitotesteissä ei ole automaattisesti laitonta, mutta se on kaukana sääntelemättömästä. Liittovaltion laki suodattaa sen EEOC:n testaussääntöjen, ADA:n mukauttamisvelvoitteen sekä FTC:n biometristä dataa ja yksityisyyttä koskevien odotusten kautta. Arviointiprosessi voidaan rakentaa näiden kolmen painopistealueen ympärille. Jokaisen HR-tiimin välitön seuraava askel: validoi testi itse, ja laadi sen jälkeen dokumentoitu mukauttamis- ja ehdokastiedotusprosessi ennen kuin ensimmäinen kutsu lähetetään.

Lyhyesti:

  • Testin validointi sisältövalidoinnin avulla sekä demografisten vaikutusten seuranta auttavat minimoimaan puolueellisuuteen tai epätasa-arvoiseen vaikutukseen liittyvät oikeudelliset riskit.
  • Työnantajien on tarjottava selkeät, dokumentoidut mukauttamisprosessit vammaisille ehdokkaille, mukaan lukien oikea-aikaiset vastaukset ja useita vaihtoehtoja.
  • Verkkokameran valvonta sisältää biometrisen datan keräämistä, joka edellyttää yksityisyyslakien, kuten BIPA:n, noudattamista tiukoilla säilytys- ja suostumusmenettelyillä.
  • Kirjanpitoon tulee sisältyä testivälineet, vaikutusanalyysit, mukautuspyynnöt ja toimittajan datakäytännöt, ja ne tulee säilyttää vähintään vuoden ajan tai pidempään tarvittaessa.
  • Tekoälypohjaisten alustojen käyttö voi tehostaa vaatimustenmukaisuutta luomalla roolikohtaisia arviointeja sekä tukemalla jäsenneltyä pisteytystä ja yksityisyyden parhaita käytäntöjä.
Talent Approved
Arvioi taitoja suuremmalla varmuudella
Talent Approved auttaa HR-tiimejä luomaan roolikohtaisia arviointeja, vähentämään puolueellisuutta ja tarkastelemaan ehdokkaiden kykyjä CV:n ulkopuolelta.

Sisällysluettelo

Onko verkkokameran valvonta liittovaltion työoikeuden mukaista?

EEOC ei nosta verkkokameran valvontaa omaksi kategoriakseen. Se käsittelee kaikkia rekrytointia edeltäviä taitotestejä, valvottuja tai ei, "valintamenettelynä", joka on Title VII:n alainen. Tämä tarkoittaa, että testin on oltava työnkuvaan liittyvä ja liiketoiminnan välttämättömyyden mukainen, eikä se saa aiheuttaa suhteettomia vaikutuksia suojeltuun ryhmään ilman vankkoja perusteluita.

Tässä kohtaa tulevat kuvaan yhtenäiset ohjeet työntekijöiden valintamenettelyistä (UGESP). UGESP tarjoaa työnantajille kolme validointipolkua: sisältövalidointi, jossa osoitat jokaisen testikysymyksen vastaavan todellista työtehtävää; kriteeriin perustuva validointi, jossa sitot testitulokset todelliseen työssä suoriutumiseen ajan myötä; sekä konstruktiovalidointi, jota käytetään harvemmin, ja joka mittaa taustalla olevaa ominaisuutta kuten päättelykykyä. Useimmat HR-tiimit aloittavat sisältövalidoinnilla, koska se ei vaadi vuosien tulosdataa puolustukseksi.

Verkkokameran valvontaan liittyvä syrjivän vaikutuksen riski tulee erityisesti siitä, mitä arvioija näkee, ei pelkästään siitä, mitä testi mittaa. EEOC:n epävirallinen ohjeistus on nostanut esiin, että hakijoiden videon katsominen voi tuoda mukanaan puolueellisuutta, joka liittyy ulkonäköön, aksenttiin, kotioloihin tai vammaisuuteen – mikään näistä ei kuulu rekrytointipäätökseen. Lyhyt sisäinen tarkistuslista pitää tämän hallinnassa:

  • Kirjaa tarkasti, mitä työtaitoja testi mittaa ja miten kukin kysymys liittyy roolin tehtävään.
  • Pisteytä vastaukset arviointikriteeristöllä, ei yleisellä vaikutelmalla ehdokkaasta.
  • Ohjaa jokainen testi useamman kuin yhden arvioijan kautta ennen kuin hylkäyspäätös on lopullinen.
  • Seuraa läpäisyprosentteja demografisen ryhmän mukaan vähintään neljännesvuosittain haitallisten vaikutusten havaitsemiseksi ajoissa.

Tärkeä tilasto: UGESP on hallinnut liittovaltion valintamenettelyjen validointia 1970-luvun lopulta lähtien, ja se on edelleen EEOC:n soveltama täytäntöönpanon selkäranka kaikkiin moderneihin rekrytointityökaluihin, videopohjaisiin tai ei. Lue koko viitekehys Talent Approvedin EEOC-testausohjeista.

Mitä ADA edellyttää verkkokamerapohjaisilta taitotesteiltä?

ADA edellyttää työnantajilta kohtuullisten mukautusten tarjoamista vammaisille hakijoille, ellei se aiheuta kohtuutonta rasitetta. Verkkokameran valvonnassa tämä velvollisuus ilmenee hyvin käytännöllisin tavoin: ahdistuneisuushäiriöstä kärsivä ehdokas saattaa tarvita ihmisen valvoman istunnon jatkuvan tekoälykasvojen seurannan sijaan, näkövammainen ehdokas saattaa tarvita ruudunlukijaan yhteensopivan testimuodon, ja ehdokas, jolla on rajallinen kotitietoyhteys, saattaa tarvita lisäaikaa tai eri testauspaikan.

Toimiva mukautusprosessi näyttää tältä:

  1. Ilmoita testiinvitaatiossa selkeästi, että mukautuksia on saatavilla pyydettäessä.
  2. Anna ehdokkaille yksinkertainen tapa pyytää mukautusta, kuten vastaussähköposti tai lomakekenttä, ilman että heidän tarvitsee todistaa vammaisuutensa etukäteen.
  3. Tarjoa todellisia vaihtoehtoja: puhelinhaastattelu, lisäaika, vaihtoehtoinen muoto tai arvioijan vaihto tekoälystä ihmisarviointiin.
  4. Dokumentoi pyyntö, annettu mukautus ja perustelut kirjallisesti joka kerta.
  5. Vastaa nopeasti. EEOC:n kohtuullisia mukautuksia koskeva ohjeistus edellyttää oikea-aikaista käsittelyä, ja viivästys itsessään voi olla valituksen peruste.

Vinkki: Rakenna mukautuspyyntökenttä suoraan hakijanseurantajärjestelmääsi erillisen postilaatikon kautta reitityksen sijaan. Pyynnöt jäävät huomattavasti harvemmin huomaamatta, kun ne sijaitsevat samassa työnkulussa kuin testiinvitaatio.

Yksityisyys ja biometrinen data: mitä FTC odottaa

Verkkokameran valvonta koskettaa lähes aina biometrista dataa, olipa kyse sitten kasvogeometriasta henkilöllisyyden tarkistamiseen tai käyttäytymissignaaleista kuten silmänliikkeistä ja kirjoitusrytmistä. FTC on selkeästi ilmaissut seuraavansa tätä alaa. Sen biometristä tietoa koskeva lausunto varoittaa, että perustelemattomia väitteitä työkalun tarkkuudesta – esimerkiksi "tekoälymme havaitsee huijaamisen lähes täydellisellä tarkkuudella" – voidaan pitää FTC:n lain 5 §:n rikkomuksena, jos työnantaja tai toimittaja ei pysty tukemaan väitettä todisteilla.

Biometriset signaalit kulkevat validointikatsauksen läpi

Viraston toukokuun 2023 lehdistötiedote luettelee erityisiä käytäntöjä, joita se haluaa yritysten noudattavan: arvioi ennakoitavat haitat ennen biometristen työkalujen käyttöönottoa, älä koskaan kerää dataa salaa, ja tarkista dataa käsittelevät kolmannen osapuolen toimittajat. Useat osavaltiot lisäävät omat biometriset lakinsa tämän päälle, merkittävimpänä Illinoisin biometrista tietosuojaa koskeva laki (BIPA), joka edellyttää kirjallista suostumusta ennen biometristen tunnisteiden keräämistä ja asettaa tiukat säilytysrajoitukset.

Lyhyt verkkokameran valvonnan yksityisyystarkistuslista ennen käyttöönottoa:

  • Ilmoita selkeällä kielellä, mitä tallennetaan (video, ääni, näppäinpainallukset) ja miksi.
  • Hanki aktiivinen suostumus, ei palveluehdoissa piilotettu valintaruutu.
  • Säilytä tallenteet vain niin kauan kuin pisteytystä ja riidanratkaisua varten on tarpeen.
  • Varmista, että toimittaja salaa datan sekä siirron aikana että lepotilassa.
  • Aseta poistokäytäntö ja noudata sitä tosiasiallisesti.

Tärkeä tilasto: BIPA sallii lakisääteiset vahingonkorvaukset 1 000–5 000 dollaria per rikkomus riippuen siitä, onko rikkomus tuottamuksellinen vai tahallinen, minkä vuoksi Illinois-pohjainen rekrytointi saa erityistä huomiota. Talent Approvedin verkko-valvonnan yksityisyystarkistuslista käy läpi, miten DPIA-, CCPA- ja BIPA-velvollisuudet kartoittuvat tyypilliseen arviointiprosessiin.

Toimintasuunnitelma verkkokameravalvottujen arviointien käyttöönottoon

Vaatimustenmukaisuus ei ole tässä kertaluonteinen tarkastus, vaan sarja toimenpiteitä. Jaa se kolmeen vaiheeseen.

Ennen testiä:

  1. Dokumentoi työnkuva-analyysi, jossa nimetään roolin edellyttämät erityistaidot.
  2. Valitse tai rakenna tehtäviä, jotka heijastavat todellisia työtehtäviä, ei yleistä tietovisa-tyylistä sisältöä.
  3. Tarkista valvontatoimittajan datakäytännöt, mukaan lukien tietosuojan vaikutustenarviointi.
  4. Laadi ehdokastiedote ja suostumusmuotoilu ennen kuin ensimmäinen kutsu lähetetään.

Testin aikana: 5. Käytä standardoituja kehotteita jokaiselle ehdokkaalle; älä improvisoi kysymyksiä reaaliajassa. 6. Pistytä sokkoutetussa moniarvioijaprosessissa mahdollisuuksien mukaan. 7. Säilytä tallenteet pääsynhallintajärjestelmän takana, joka on rajoitettu rekrytointipäätökseen osallistuville henkilöille.

Testin jälkeen: 8. Suorita haitallisten vaikutusten tarkistus demografisten ryhmien osalta säännöllisesti. 9. Säilytä validointitiedostot arkistossa, ei pelkästään hyväksymis-/hylkäystuloksia. 10. Vastaa kaikkiin mukautuspyyntöihin tai valituksiin päivien, ei viikkojen, kuluessa.

Vinkki: Kohtele New Yorkin kaupungin paikallislain 144 viitekehystä – puolueellisuusauditoinnit sekä ennakkoilmoitus ehdokkaille – kansallisena parhaana käytäntönä, vaikka et koskaan rekrytoisi New York Cityssä. Se on selkein menettelyllinen malli, jonka viranomaiset ovat tähän mennessä julkaisseet. Talent Approvedin opas pikaarviointien toimintaperiaatteista kattaa huijaamisen estomekaniikat, jotka tukevat tätä työnkulkua.

Mitä tietoja HR:n tulisi säilyttää ja kuinka kauan?

Auditointivalmis tiedosto on ero viiden minuutin vastauksen ja vanhojen sähköpostiketjujen selailun välillä EEOC:n tiedusteluun vastatessa. Säilytä testivälineet ja pisteytysrubriikki, säännöllisesti tehdyt demografiset vaikutusanalyysit, jokainen mukautuspyyntö tuloksineen sekä toimittajan dokumentaatio datankäsittelystä ja validointimenetelmistä.

EEOC:n kirjanpito-ohjeistus UGESP:n ja Title VII:n nojalla edellyttää työnantajilta hakemus- ja rekrytointitietueiden säilyttämistä riittävän kauan vaikutusanalyysin tueksi, jos valitus syntyy – yleensä tätä käsitellään vähintään yhtenä vuotena työsuhdetoimenpiteen jälkeen, vaikka pidempi säilytys on yleistä puolustettavuuden vuoksi.

Validoinnin ei tarvitse alkaa monimutkaisena. Sisältövalidointi – jokaisen testikysymyksen yhdistäminen tiettyyn työtehtävään – on nopein lähtökohta ja toimii useimmissa taitotesteissä. Kriteeriin perustuva validointi, jossa tulokset yhdistetään todelliseen työssä suoriutumiseen, tulee mahdolliseksi, kun riittävästi rekrytointitulosdataa kertyy.

Tietuetyyppi Säilyttämisen syy Tyypillinen säilytysaika
Testiväline ja rubriikki Todistaa työnkuvaan liittyvyyden UGESP:n nojalla Testiversioin elinkaari
Demografinen vaikutusanalyysi Osoittaa epätasa-arvoisten vaikutusten seurannan Jatkuva, tarkistetaan neljännesvuosittain
Mukautuspyynnöt ja tulokset Dokumentoi ADA-vaatimustenmukaisuuden Hakijatiedoston elinkaari
Toimittajan datankäsittelyä koskeva dokumentaatio Tukee FTC:n ja osavaltion biometrista vaatimustenmukaisuutta Toimittajasuhteen kesto

Syvempää läpikäyntiä vaikutusanalyysin suorittamisesta varten katso Talent Approvedin haitallisten vaikutusten testaamiseen tarkoitettu peliopas.

Miksi vaatimustenmukaisuuden suunnittelu voittaa vaatimustenmukaisuuden paperityöt

Useimmat työnantajat käsittelevät verkkokameran valvonnan vaatimustenmukaisuutta paperityöongelmana: hanki allekirjoitettu käytäntö, arkistoi tiedonanto, jatka eteenpäin. Tämä jättää huomioimatta todellisen riskin. EEOC:n omat epäviralliset kirjeet viittaavat todelliseen epäonnistumiseen – ihmisarvioija katsoo videota ja muodostaa vaikutelman ehdokkaasta, jolla ei ole mitään tekemistä testattavan taidon kanssa. Mikään suostumuslomake ei korjaa sitä. Vain rakenne korjaa: sokkoutettu pisteytys, useita arvioijia ja työtehtäviin tiiviisti sidotut kehotteet.

Siksi arviointeja voidaan rakentaa jäsenneltyjen, roolikohtaisten tehtävien ympärille, jotka on luotu tekoälyominaisuuden avulla avoimien videohaastattelujen sijaan. Huijaamisen estoseuranta voi merkitä epäsäännöllisyydet ilman, että arvioijasta tulee ehdokkaan kasvojen tai kodin tuomari. Tekoälyn tuottamat yhteenvedot auttavat pitämään pisteytyksen keskittyneenä siihen, mitä ehdokas tosiasiallisesti tuotti, ja yksityisyysasetelmat voidaan sovittaa DPIA-, CCPA- ja BIPA-odotuksiin jälkikäteisajattelun sijaan. Moniarvioijapisteytys rooliin sidotuilla kehotteilla on mekanismi, joka pitää verkkokameravalvotun testin puolustettavana UGESP:n nojalla. Jos haluat täydellisemmät yksityisyysmekaniikat, yllä oleva tarkistuslista käy ne läpi yksityiskohtaisemmin.

— Jimmie

Vaatimustenmukaisuusvalmis tapa suorittaa taitotestejä

On olemassa alustoja, jotka tarjoavat HR-tiimeille tavan suorittaa verkkokameravalvottuja taitotestejä ilman vaatimustenmukaisuusohjelman rakentamista tyhjästä. Sen sijaan, että kokoaisit rooliin liittyvät tehtävät käsin ja toivoisit pisteytyksen kestävän tarkastelun, tekoälypohjaiset työkalut voivat rakentaa roolikohtaisia arviointeja työnkuvauksista minuuteissa, sisältäen huijaamisen eston ja tekoälyn tuottamat yhteenvedot työnkulkuun integroituina.

Talent Approved

Hinnoittelu toimii käytön mukaan laskutettavana mallina hintaan 5 dollaria per arvioinnin suorittanut ehdokas, ilman sen päälle tulevaa tilaussitoumusta. Tämä rakenne sopii rekrytointimääriin, jotka vaihtelevat kuukausittain – mikä koskee useimpia rekrytointeja. Ennen seuraavaa taitotestauskierrosta tarkista yllä oleva yksityisyystarkistuslista, sitten vieraile hinnoittelu- ja taitotestauksista kertovalla sivulla nähdäksesi, miten työnkulku vastaa omia mukautus- ja kirjanpitotarpeitasi.

Lähteet

UKK

Kyllä, verkkokameran valvonta on laillista rekrytointia edeltävissä taitotesteissä, mutta sen on täytettävä EEOC:n syrjimättömyysstandardit, ADA:n mukautusvaatimukset ja sovellettavat osavaltion biometrista yksityisyyttä koskevat lait. Liittovaltion tasoista yleistä kieltoa ei ole, mutta EEOC käsittelee sitä valintamenettelynä, joka on validoinnin ja epätasa-arvoisen vaikutuksen tarkastelun alainen.

Edellyttääkö ADA vaihtoehtoja verkkokameratestaukselle?

Kyllä. Työnantajien on tarjottava kohtuullisia mukautuksia – kuten puhelinhaastatteluja, lisäaikaa tai ihmisen valvomia istuntoja – ehdokkaille, jotka niitä pyytävät, ellei se aiheuta kohtuutonta rasitetta. EEOC:n ADA-ohjeistus edellyttää oikea-aikaista, dokumentoitua vastausta jokaiseen pyyntöön.

Sovelletaanko osavaltion biometrisia lakeja rekrytointiarviointeihin?

Ne voivat soveltua. Illinoisin BIPA edellyttää kirjallista suostumusta ennen kasvon tai käyttäytymisen biometrisen datan keräämistä ja asettaa vahingonkorvaukset rikkomuksista, joten Illinois-pohjaisia ehdokkaita rekrytoivat työnantajat tarvitsevat selkeän suostumusmuotoilun ja selkeät säilytysrajoitukset.

Miten Talent Approved käsittelee vaatimustenmukaisuusriskiä?

Talent Approved käyttää jäsenneltyjä, roolikohtaisia testikehotteita, jotka on luotu Magic Create -toiminnolla, moniarvioijapisteytyksen tukea sekä huijaamisen estoseurantaa, joka on suunniteltu DPIA-, CCPA- ja BIPA-yhteensopivien yksityisyyskäytäntöjen mukaisesti. Hinnoittelu on 5 dollaria per suoritettu ehdokas ilman tilausvaatimusta.

Mitä tietoja työnantajien tulisi säilyttää verkkokameravalvotun testin jälkeen?

Säilytä testiväline, pisteytysrubriikki, demografinen vaikutusanalyysi sekä jokainen mukautuspyyntö tuloksineen. EEOC:n kirjanpito-odotukset UGESP:n nojalla edellyttävät näiden säilyttämistä riittävän kauan vaikutusanalyysin tueksi, jos valitus syntyy.